委託先から共有された立替金を精算する
この記事では、委託先から共有された立替金をもとに、委託先への支払明細と、自社の委託元（または案件の荷主）への請求明細を作り、支払通知書・請求書の候補に載った状態にします。
自社の運行で発生した立替金を登録・精算する場合は、立替金・実費を記録して請求・精算するを参照してください。
はじめる前に
Section titled “はじめる前に”- 操作できるのは拠点管理者・経理・無料アカウント管理者と、金額元帳の閲覧の権限を持つカスタムロールです。明細の作成・取消と、さらに委託元へ共有には、金額元帳の編集の権限も必要です。自分のロールは権限と拠点スコープで確認できます。
- 委託先が運行詳細の 委託元へ共有 で共有した立替金だけが対象です。共有されていない立替金は表示されません。必要な場合は委託先に共有を依頼します。
- 共有された立替金で届くのは、種別・金額・税の扱い（税区分・税率・税込/税抜・領収書の消費税）・明細名と、領収書がある場合は領収書のファイルそのもの（画像に埋め込まれた撮影日時・位置情報なども含む）です。委託先の社内メモや、誰が払ったかは表示されません。
共有された立替金を開いて確認する
Section titled “共有された立替金を開いて確認する”- 次のどちらかで「委託先から共有された立替金」を開きます。
- 案件詳細の取引の欄（委託先との取引ごとに表示）
- サイドメニューの 会計管理 → 収支管理（共有された立替金がある場合だけ、画面の下に表示）
- 金額・明細名・税の扱い・案件・共有日を確認します。領収書がある場合は 領収書を表示 で画面内に表示できます。領収書がない場合は「領収書なし」と表示されます。
立替金ごとに「委託先への支払」と「委託元への請求」の2つの枠があります。支払と請求は別々に作ります。
支払明細・請求明細を作る
Section titled “支払明細・請求明細を作る”-
作る方の枠で 支払明細を作る または 請求明細を作る を選択します。
-
相手（取引） を選択します。
- 支払：共有してきた委託先との取引を選びます。
- 請求：自社の委託元との取引か、「（案件の荷主）」と付いた自社の荷主を選びます。全区間を委託した案件でも、荷主へ請求できます。
-
会計上の扱い を選択し、明細名・金額・税区分 を確認します。
枠 会計上の扱い 委託先への支払 委託先の立替金の精算（原価・粗利に含めない）／委託先への実費の支払（原価）（原価・粗利に含める） 委託元への請求 純粋な立替金の回収（売上・粗利に含めない）／自社経費の再請求（売上）（売上・粗利に含める） 立替金の精算・回収を選ぶと、税区分の初期値は「対象外」になります。請求の金額は、支払とは別に入力します。明細名は請求書・支払通知書の行名として相手に表示されるため、社内向けの内容を消してから進めます。
- 支払明細を作る または 請求明細を作る を選択します。
明細は自社の台帳に作られ、委託先の台帳には書き込まれません。支払通知書・請求書に載せるかどうかは、発行時に判断します。
さらに上の委託元へ共有する
Section titled “さらに上の委託元へ共有する”自社がさらに上の会社から受託している場合に、同じ立替金を自社の直接の委託元にも見せるときに行います。共有だけでは請求になりません。
- 対象の立替金の さらに委託元へ共有 を選択します。
- 共有先の直接の委託元を選択します。領収書がない立替金は、共有先にも「領収書なし」と表示される旨が表示されます。
- 共有する を選択します。
「立替金を委託元へ共有しました」と表示されれば完了です。共有先は選んだ直接の委託元だけで、その先の委託元へは自動で共有されません。
「委託先から共有された立替金」の枠で確認します。明細を作ると「委託先への支払明細を作りました」（請求では「委託元への請求明細を作りました」）と表示され、枠の表示が変わります。
| 枠の表示 | 意味 |
|---|---|
| 支払明細を作る・請求明細を作る のボタン | まだ明細を作っていない |
| 明細の金額・「帳票に未掲載」・会計上の扱い（例：立替支払（原価外）） | 明細ができ、支払通知書・請求書にはまだ載っていない |
| 明細の金額・「帳票に掲載済み」・会計上の扱い | 支払通知書・請求書に載った |
| 「未作成」 | まだ明細がない（明細を作れないロールで表示した場合） |
| 「作成済み（担当外の相手のため内容は表示しません）」 | 明細はあるが、自分の担当範囲外の相手のため内容は表示されない |
うまくいかないときは
Section titled “うまくいかないときは”「委託先から共有された立替金」が表示されない
Section titled “「委託先から共有された立替金」が表示されない”- 委託先が共有していないと表示されません。委託先に、運行詳細の 委託元へ共有 で共有したか確認します。
- 収支管理では、共有された立替金がある場合だけ画面の下に表示されます。
- ロールが拠点管理者・経理・無料アカウント管理者か、金額元帳の閲覧の権限を持つカスタムロールか確認します。ボタンが出ず「未作成」とだけ表示される場合は、金額元帳の編集の権限がありません。
「利用できる取引がありません」と表示される
Section titled “「利用できる取引がありません」と表示される”- 支払の場合：「共有を受けた取引が取消済みなどのため、委託先へ支払えません。」と表示されます。案件詳細で委託先との取引の状態を確認します。
- 請求の場合：「この案件で請求できる委託元の取引・荷主がありません。…」と表示されます。委託元との取引が未確定・取消済みの場合や、案件に荷主が設定されていない場合は選択できません。
同時に「リクエストが多すぎます。しばらく経ってから再度お試しください。」と表示された場合は、取引の候補を読み込めていません。画面を閉じ、しばらくしてから開き直します。
「この共有された立替金には、すでに同じ向きの明細（請求または支払）があります。」と表示される
Section titled “「この共有された立替金には、すでに同じ向きの明細（請求または支払）があります。」と表示される”同じ枠の明細は1件だけ作れます。作り直す場合は、今ある明細を取り消してから作ります。
- 枠に「帳票に掲載済み」と表示されている場合は、載った帳票を開いて状態を確認します。
- まだ消込していない：帳票を取り消します（誤発行した帳票を取消して再発行する。帳票の取消には請求書の編集の権限が必要）。
- 消込済み（帳票の詳細に 消込日時 が表示されている）：帳票も明細も取り消せません。差額の収支明細を収支明細を追加・修正するで新しく追加するか、次の発行で自由明細として追加します。ここで手順を終えます。
- 枠の 明細を取り消し を選択します。「明細を取り消しました」と表示され、枠が 支払明細を作る・請求明細を作る のボタンに戻ります。
- 支払明細・請求明細を作るの手順で作り直します。
「領収書を読み込めませんでした。時間をおいて開き直してください。」と表示される
Section titled “「領収書を読み込めませんでした。時間をおいて開き直してください。」と表示される”時間をおいて 領収書を表示 を開き直します。画面で表示できない形式の場合は「この形式は画面で表示できません。ダウンロードして確認してください。」と表示されるため、ダウンロード で確認します。
解決しない場合は、拠点名、案件名、立替金の種別と金額、画面に出た文言を添えて [email protected] へお問い合わせください。
次にすること
Section titled “次にすること”- 委託先への支払明細を支払通知書に載せる：支払通知書を発行する
- 委託元・荷主への請求明細を請求書に載せる：請求書を発行する