取引先を検索・編集・アーカイブする

この記事では、登録済みの取引先を探して登録内容を直し、取引先管理の一覧で結果を確認できる状態にします。使わなくなった取引先のアーカイブと、アーカイブした取引先の復元も扱います。

請求・支払条件の変更は取引先ごとの請求・支払条件を設定する、招待の送信・再送・取消は取引先を招待・連携するを参照してください。

はじめる前に

PCで、対象の取引先を登録した拠点を選んでおきます。取引先台帳は拠点ごとに分かれています。
無料アカウントでも操作できます。編集・アーカイブ・復元のボタンが表示されるのは、ロールが拠点管理者・配車担当・配車担当（金額非表示）・拠点メンバー・無料アカウント管理者の人です。閲覧のみのロールでは一覧を見るだけです。
アーカイブは取引先台帳の整理です。アーカイブしても、相手との連携や、これまでの取引・帳票は消えません。一方で、その取引先は新しい招待・共有・委託に使えなくなります。取引中の相手（招待元の荷主など）はアーカイブしないでください。

手順

どの操作をするかで、次の節を選びます。

したいこと	進む節
表示名・用途・連絡先などを直す	登録内容を変更する
使わなくなった取引先を一覧から外す	取引先をアーカイブする
アーカイブした取引先をまた使う	アーカイブした取引先を復元する

登録内容を変更する

サイドメニューの マスタ から 取引先 を開きます。
絞り込み を開き、コード / 名称 / メール / 担当者 にキーワードを入力して検索を選択します。
一覧を右へ横スクロールし、対象の行の操作列にある鉛筆のアイコン（取引先を編集）を選択します。
変更する項目を直します。表示名 と 取引先の用途（荷主・委託先のどちらか1つ以上）は空にできません。

委託先の取引先では、画面下部の インボイス登録情報（登録区分・登録番号・適用期間）もここで直せます（請求・支払条件を設定できる人だけ）。入力のしかたは取引先を登録するの手順10と同じです。直した登録情報は、次に発行する支払通知書から記録され、発行済みの支払通知書の記録は変わりません。
保存を選択します。

取引先をアーカイブする

取引先管理の一覧を右へ横スクロールし、対象の行の操作列にある箱のアイコン（取引先をアーカイブ）を選択します。
確認画面で、取引先名と、表示された関連データの件数を確認します。
アーカイブする を選択します。

アーカイブした取引先を復元する

復元には確認画面がなく、選ぶとすぐに「有効」に戻ります。

取引先管理の 絞り込み を開き、状態の「アーカイブ」にチェックを入れて検索を選択します。
対象の行の表示名と取引先コードを確認します。
一覧を右へ横スクロールし、対象の行の操作列にある復元のアイコン（取引先を復元）を選択します。

完了の確認

登録内容の変更：表示名を含む「〜を更新しました」というメッセージが出て、一覧の行に変更後の表示名・役割が出ていれば完了です。画面を再読み込みしても変更が残っていることを確認します。
アーカイブ：通常の一覧から行が消えます。絞り込み の状態で「アーカイブ」にチェックを入れて検索し、対象の行の状態が「アーカイブ」になっていれば完了です。
復元：表示名を含む「〜を復元しました」というメッセージが出ます。状態の「アーカイブ」のチェックを外して検索し、対象の行の状態が「有効」になっていれば完了です。

表示が変わらない場合は、変更が一覧に反映されないを確認してください。

うまくいかないときは

編集・アーカイブのアイコンが見つからない

操作列は一覧の右端にあります。一覧を右へ横スクロールしてください。それでも表示されない場合は、自分のロールがはじめる前にに挙げたロールか、拠点管理者に確認します。アーカイブ済みの行には編集と復元のアイコンだけが表示されます。

対象の取引先が見つからない

絞り込み の リセット を選んでから、表示名かコードで検索し直します。アーカイブ済みの取引先は、状態の「アーカイブ」にチェックを入れないと表示されません。右上で選んでいる拠点が、取引先を登録した拠点かも確認してください。

保存できない

画面に出た文言で原因を確かめ、該当する欄を直してから、もう一度保存を選びます。

「必須項目です」：表示名 を入力します。
「荷主または委託先のどちらかを選択してください」：取引先の用途 を1つ以上選びます。
「この表示名は既に登録されています。別の名前を指定してください。」「この取引先コードは既に登録されています。別のコードを指定してください。」：同じ拠点の別の取引先（アーカイブ済みを含む）が使っています。別の表示名・コードにします。
「確認済みにする場合は確認日と確認者を入力してください」：確認日 と 確認者 を入力します。

復元できない

「同じ連携先の取引先が既に有効なため復元できません。そちらを使うか、先にアーカイブしてから復元してください。」と表示された場合は、同じ相手の会社と連携している別の取引先が「有効」で残っています。一覧で「連携済み」の行を探し、そちらをそのまま使うか、どちらの行を残すか決めてから、不要な行をアーカイブして復元をやり直します。

変更が一覧に反映されない

絞り込み をリセットして対象の行を探し直し、画面を再読み込みします。請求・支払条件の変更は、発行済みの請求書・支払通知書には反映されません（次の発行から使われます）。それでも一覧の表示が変わらない場合は、拠点名・取引先名・操作した日時・画面に出た文言を添えて [email protected] へお問い合わせください。

相手との連携そのものをやめたい

取引先のアーカイブでは、相手との連携は切れません。連携を解除する操作は画面にありません。拠点名・相手の会社名と、連携をやめたい理由を添えて [email protected] へご相談ください。

次にすること

ここまでで完了です。新しい取引先を登録する場合は取引先を登録する、請求・支払条件を変更する場合は取引先ごとの請求・支払条件を設定するへ進みます。