誤発行した帳票を取消して再発行する

対象

経理担当・管理者・招待された取引先 ／ PC

必要な条件

• プラン：無料アカウント・スタンダード・エンタープライズ
• ロール：拠点管理者・経理・無料アカウント管理者
• 取り消す帳票が「発行済」で、まだ消込していないこと
• 請求書の閲覧と請求書の編集の権限があること（取消後に明細を直すには、金額元帳の閲覧・編集の権限、契約金額の誤りでは契約の管理と契約金額の編集の権限も必要）

この記事では、間違えて発行した請求書・支払通知書を取り消し、載っていた明細を候補に戻して、正しい帳票を発行し直せる状態にします。

はじめる前に

• PCで、帳票を発行した拠点を選びます。拠点管理者・経理・無料アカウント管理者のロール、または請求書の閲覧と請求書の編集の権限を持つカスタムロールが必要です。

• 取り消せるのは、状態が「発行済」で、まだ消込していない帳票だけです。消込した帳票は取り消せず、消込を元に戻すこともできません。

• 取消は元に戻せません。取り消した帳票は「取消」のまま残り、PDFも保存できなくなります。発行し直した帳票には、別の番号が付きます。

• 取り消しても、新しい帳票は自動では作られません。明細を直してから、改めて発行します。

• 取消の前に、取消後の訂正を誰がするかを決めます。取消はできても、訂正の権限がないと、帳票を取り消したまま直せなくなります。

  直す明細	訂正に必要なロール（またはカスタムロールの権限）
  手で入力した明細・立替金から作った明細	拠点管理者・経理・無料アカウント管理者、または金額元帳の閲覧・編集の権限を持つカスタムロール
  相手と合意した契約金額	拠点管理者・配車担当・無料アカウント管理者、または契約の管理と契約金額の編集の権限を持つカスタムロール。経理ロールでは申請できない

  自分に訂正の権限がない場合は、取消の前にその権限を持つ担当者へ、帳票番号と直す内容を伝えて引き継ぎます。

• すでにPDFを相手へ送っている場合は、取り消した帳票と差し替える帳票を相手へ伝える準備をしておきます。運送番頭から相手へ取消は通知されません。

手順

1. サイドメニューの 会計管理 → 請求書 または 支払通知書 を開き、取り消す帳票の詳細を開きます。

2. 番号・相手先・金額を確認し、右上の この請求書を取消（支払通知書では この明細書を取消）を選びます。

   

3. 取消理由 を入力します（例：請求先の誤り）。理由を入れないと 取消 は押せません。

   

危険

取消は元に戻せません。対象の帳票番号が正しいことを確認してから取り消してください。

4. 取消 を選びます。「請求書を取消しました。」（支払通知書では「支払通知書を取消しました。」）と表示されます。

5. 載っていた明細は、未請求・未払の候補に戻ります。会計管理 → 収支管理 の 収支明細 タブで誤りのある明細を探し、どこから作られた明細かで直し方を選びます。

   誤りのある明細	直し方
   手で入力した明細	鉛筆アイコンから相手先・金額・税を直す（収支明細を追加・修正する）
   相手と合意した契約金額（受諾した依頼の運賃など）の金額の誤り	金額は直接直せない。案件詳細の 取引構成 の 取引条件変更 で「金額調整」を申請し、相手が承認すると差額の明細が追加される
   相手と合意した契約金額の相手先・税区分の誤り	画面から直す手段はない。「金額調整」で差額を足しても元の明細の相手先・税区分は変わらない。発行し直す前に、帳票番号・案件名・誤っている内容を添えて [email protected] へ相談する
   立替金から作った明細	運行の立替金・実費で明細を取り消し、立替金を訂正してから作り直す

   契約金額の差額は、相手の承認後に明細として候補に出ます。差額も1通にまとめる場合は、承認を待ってから発行し直します。

6. 請求書を発行するまたは支払通知書を発行するの手順で発行し直します。

取り消した帳票に発行画面で追加した定型明細・自由明細は、明細として残り、再発行の候補に出ます。

• 残った明細の名称・金額が正しい場合：再発行でその明細を選びます。同じ定型明細を重ねて反映しないでください。
• 残った明細が誤りだった場合（取消の理由がその明細だった場合）：その明細は選ばず、発行前の追加明細 で正しい定型明細を反映するか、自由明細を追加し直します。この明細は直せず、削除もできないため、候補に残り続けます。以後の発行でも選ばないでください。

完了の確認

• 取り消した帳票の詳細で、番号の下に「取消」と表示され、取消日時 とその下に入力した取消理由が表示されている。右上の PDF ダウンロード・消込・取消のボタンは出なくなる。
• 発行し直した帳票が新しい番号で「発行済」になり、相手先・明細・合計が正しい。

うまくいかないときは

取消のボタンが無い

帳票が消込済みか、すでに取消済みです。詳細に 消込日時 が表示されていれば消込済みで、取り消せません。差額は、元の明細の由来で載せ方を選びます。手入力・契約金額の明細は、収支明細を追加・修正するで元の明細に調整明細を作り、次の帳票に載せます。立替金から作った明細や、発行時に追加した定型明細・自由明細には調整明細を作れないため、差額の収支明細を新しく追加するか、次の発行で自由明細として追加します。

取り消した後、明細が候補に出ない

明細が「編集中」になっていないか、別の帳票に載せていないかを請求対象の明細が見つからない・発行できないで確認します。

「この帳票はすでに消込済みのため、この操作はできません。」と出る

別の人が先に消込しました。画面を再読み込みして状態を確認します。

解決しない場合は、帳票番号・表示された文言・操作日時を添えて [email protected] へお問い合わせください。

次にすること

発行し直した帳票のPDFを発行済み帳票のPDFをダウンロードするで保存し、差し替えとして相手へ送ります。