立替金・実費を記録する

運行詳細では、高速代や駐車場代など、運行中に発生した立替金・実費を記録できます。種別、立替者、税区分を登録し、確認後に確定します。

はじめる前に

• 領収書と支払金額を確認します。
• 費用の種別、立替者、対象となる停車地点を確認します。
• 課税・非課税の区分や税込・税抜の扱いを確認します。

手順

1. 運行を開き、立替金・実費を登録する運行を選択します。

   

2. 運行詳細の立替金・実費で、立替金を追加を選択します。

   

3. 種別、金額、立替者を入力します。必要に応じて対象停車地を選択します。

   

4. 税区分、税込・税抜、税率を確認し、説明や領収書を追加して保存します。

   

5. 下書きとして追加された内容を確認します。修正が必要な場合は訂正を選択して種別、金額、説明を保存し、問題がなければ確定を選択します。

   

6. 請求書や支払通知書の候補へ反映する場合は、確定済みの行で請求 / 支払に反映を選択します。

   

7. 上流へ請求、下流へ支払、双方へ反映、自社負担から取扱いを選択します。対象の取引と金額、税区分を確認して反映します。

   

ポイント

• 保存直後の立替金・実費は下書きです。金額や税区分を確認してから確定してください。
• 事務所の管理画面では、下書きであれば登録者を問わず種別、金額、説明を訂正できます。立替者、領収書、対象立寄地は訂正では変わりません。
• 金額を閲覧できない権限では訂正を選択できません。確定、却下、完了の状態になった行も訂正できません。
• 立替者は、自社、ドライバー、協力会社から実際に支払った相手を選択します。
• 特定の集荷先や納品先で発生した費用は、対象停車地を選択すると後から確認しやすくなります。
• 領収書がある場合は、立替金・実費の登録時に添付してください。

うまくいかないときは

• 保存できない: 金額が半角数字で入力されているか、種別と税区分が選択されているか確認してください。
• 税額が合わない: 税区分、税込・税抜、税率の組み合わせを確認してください。
• 訂正できない: 立替金・実費が下書きか、金額を閲覧・変更できる権限があるか確認してください。
• 請求 / 支払に反映できない: 立替金・実費を確定し、財務機能と収支を変更できる権限があるか確認してください。対象となる取引がない場合は自社負担として扱うか、案件の取引関係を確認します。