取引先を招待・連携する

この記事では、登録済みの取引先に招待を送り、相手が受諾して運送番頭どうしで依頼・共有ができる「連携済み」の状態にします。

社内の担当者を追加する場合は、この招待ではなくメンバーを招待するを使います。

はじめる前に

PCで、招待する拠点を画面右上の名前から選びます。連携は拠点どうしで行います。
相手を取引先を登録するで登録しておきます。登録しただけでは招待は送られません。
相手が運送番頭へのログインに使うメールアドレスを確認します。相手はこのメールアドレスでしか招待を受けられません。
取引先連携の管理 の権限が必要です。組込ロールでは「拠点管理者」と「無料アカウント管理者」が招待できます。
プランによって招待できる範囲が違います。

プラン	招待できる相手
スタンダード・エンタープライズ	荷主・委託先のどちらとしても招待できる
無料アカウント	招待元から再委託を許可されている場合に、自社の委託先として招待する相手だけ

無料アカウントで再委託の許可がない場合、取引先管理には 取引先招待を問い合わせる が表示され、招待は送れません。取引先招待を問い合わせる を選ぶと、スタンダードプランの案内（料金はお問い合わせ）が開き、自社案件の管理について相談する からメールで問い合わせられます。プランの違いはプランごとにできることを参照してください。

手順

招待の画面を開く

サイドメニューの マスタ → 取引先 を開きます。
招待する取引先の行で、連携状況 が「未連携」であることを確認します。
その行の操作の列にある招待のアイコン（招待を送信）を選択します。

取引先を登録した直後に表示される「取引先を登録しました」の画面で 招待する を選んでも、同じ画面が開きます。

宛先と取引関係を選んで送る

招待メールは、送信するとすぐに相手へ送られます。宛先を確認してから送信してください。

招待先メールアドレス に、相手がログインに使うメールアドレスを入力します。
取引関係 を選択します。
- 自社の仕事を相手に依頼する（相手が委託先）：自社が発注側/委託元、相手が委託先
- 相手から仕事をもらう（相手が荷主・元請）：自社が委託先、相手が発注側/委託元
- 両方がある：双方向（発注側/委託元・委託先）
無料アカウントでは、自社が発注側/委託元、相手が委託先 だけが使えます。
招待を送信 を選択します。

送信すると「取引先への招待を作成しました」と表示され、招待リンクとQRコードが出ます。メールが届かないときのために、招待リンクをコピー でリンクを控えられます。この画面を閉じると、同じリンクは表示できません。

相手には「〇〇から取引先招待が届いています」という件名のメールが届きます。有効期限は送信してから7日間です。相手には取引先からの招待を受けるを案内してください。

完了の確認

マスタ → 取引先 で、招待した取引先の 連携状況 が「招待中」になり、その下に招待を送ったメールアドレスが表示されていることを確認します。この時点では相手の受諾待ちです。
相手が受諾すると、連携状況 が「連携済み」に変わります。ここまでで連携は完了です。

取引先管理の一覧。連携状況が「連携済み」になった取引先

うまくいかないときは

招待のアイコンが表示されない

取引先がアーカイブされていないか、すでに「招待中」「連携済み」でないかを確認します。取引先の画面に 取引先招待を問い合わせる が出ている場合は、プランまたは再委託の許可の範囲外です。どちらでもない場合は、自分のロールに取引先連携の管理の権限があるか、拠点管理者に確認してもらいます。

「この取引先には既に保留中の招待があります」と表示される

招待中の招待が残っています。送り直す場合は、その行の 招待を再送 を使います。

相手に招待メールが届かない、有効期限が切れた

送信直後に「メール送信に失敗しました。リンクまたはQRコードで招待を共有してください。」と表示された場合は、控えたリンクを相手に伝えます。控えていない場合や期限が切れた場合は、行の 招待を再送 を選び、招待先メールアドレス を確認して 再送する を選びます。宛先を間違えた場合も、同じ画面でアドレスを正しく直してから 再送する を選びます。再送すると、前の招待リンクは使えなくなり、新しいリンクがメールで送られます。

「再委託先は、委託先（運送会社）としてのみ招待できます。」と表示される

無料アカウントでは、荷主・発注元としての招待はできません。自社が発注側/委託元、相手が委託先 を選んで送ります。

相手が受諾したのに「連携済み」にならない

取引先の画面を再読み込みします。相手が別の拠点で受諾していないか、招待したメールアドレスのアカウントで受諾したかを相手に確認してもらってください。解決しない場合は、取引先名・招待を送った日時を添えて [email protected] へ連絡してください。

次にすること

連携した委託先に仕事を依頼する場合は案件を1社へ委託依頼するへ進みます。取引先の情報を直す場合は取引先を検索・編集・アーカイブするを参照してください。